Le SI dans les entreprises

Le SI dans les entreprises
3 novembre 2015 emsi

L’information transmise entre les différentes fonctions et entités d’une entreprise se doit d’être organisée pour faciliter la productivité et la compétitivité en répondant aux besoins stratégiques préalablement définis.

Ce qui signifie, qu’une entreprise n’ayant pas un système d’information adapté à ses besoins ne pourra pas répondre aux exigences actuelles du marché et donc ne pourra pas s’aligner face à ses concurrents.

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Le schéma ci-dessus nous montre que l’architecture SI d’une entreprise est au cœur des échanges entre les différents acteurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.

Il est primordial que l’entreprise ait une architecture SI définie en fonction de ses attentes et de ses objectifs pour permettre :

  • L’optimisation des processus
  • L’homogénéité des informations: Evite d’enregistrer plusieurs fois la même information
  • Utilisation du même outil de gestion: Facilite l’échange entre les acteurs concernés, internes ou externes à l’entreprise
  • Un contrôle centralisé: Permet à l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble sur son activité
  • Aide à la prise de décision: Facile de rechercher l’information souhaitée

Malheureusement, beaucoup d’entreprises ont à ce jour des difficultés à s’organiser et à mettre à jour leurs outils de gestion. En effet cela annonce un coût budgétaire et une gestion du changement auprès du personnel pour mettre en œuvre un nouveau système d’information.

Les deux schémas ci-dessous seront illustrés à travers deux exemples d’entreprises. Le premier exemple présente une entreprise ayant des difficultés à mettre en place un système d’information adapté à son service et ses besoins. L’information n’est pas transmise entre les différents services, créant ainsi des complications, tant pour les acteurs internes et externes de l’entreprise. La deuxième entreprise quant à elle, illustre un « bon » exemple d’organisation de gestion de son information.

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L’ETAT FRANCAIS

Présentation du SI de l’état Français :

Un projet ambitieux :

Le 18 Décembre 2012 le comité interministériel pour la modernisation a défini la stratégie numérique de l’état Français. Son objectif est d’utiliser la transformation numérique comme un levier de modernisation de l’action publique.

Les nouvelles technologies permettent de développer des solutions informatiques adaptées aux besoins de l’Etat. En effet, pour que l’intégralité des agents (Citoyens, Entreprises) puisse profiter de l’innovation en s’appuyant sur une organisation qui a des systèmes d’information performants.

En partant de ce constat l’Etat a décidé d’innover et le 1 er ministre a validé le 7 mars 2013 une circulaire pour définir le cadre stratégique commun du système d’information de l’état. Dès le lancement de cette opération de renouvellement a été créé la DISIC, Direction Interministérielle des Systèmes d’Information et de Communication.

 Cet organisme a défini 20 objectifs qui ont pour visée générale :

  • D’améliorer le service rendu à l’usager et à l’agent.
  • De rendre plus efficient le fonctionnement de l’état.
  • De renforcer les capacités de pilotage, notamment dans les Ressources Humaines, ou encore dans la gestion de projet.

La démarche d’urbanisation du SI :

La refonte d’un SI est une opération complexe d’autant plus qu’une organisation comme l’Etat français va formaliser un grand nombre de demandes spécifiques liées à son organisation. Il faut donc s’organiser avec l’intégralité des acteurs pour agir le plus en amont possible et développer une réflexion stratégique « métier ».

La démarche d’urbanisation du SI est dirigée par la DISIC (Direction Interministérielle des Systèmes d’Information et de Communication). Ses objectifs visent :

  • Transparence
  • Agilité
  • Moindre coût
  • Interopérabilité

Maintenant que nous venons de comprendre la démarche mise en place par l’état Français et ses objectifs pour mettre en place un SI performant nous allons voir ce qu’il en est aujourd’hui en 2015.

Le programme ADELE une réussite

Nous venons de découvrir le cadre de développement du SI de l’Etat Français. Beaucoup d’améliorations ont été mises en place pour répondre à la tendance actuelle qui se tourne vers l’informatisation des données. Une des plus grandes réussites de ce projet est le programme ADELE.

Le programme ADELE réforme le traitement du domaine fiscal par le SI. L’Etat a lancé un Programme de modernisation de l’administration fiscale (ADELE) dans les années 2000 avec un double objectif stratégique : gagner en qualité de service et en performance. Pour ce faire, l’Etat s’est fait accompagner de cabinets de conseil tels qu’Accenture qui avait pour mission de mener les projets de télédéclaration de l’impôt sur les revenus et la mise à disposition en ligne des comptes fiscaux des particuliers.

On peut aujourd’hui considérer qu’il s’agit d’un succès car ces services ont permis de simplifier, de sécuriser et d’optimiser la gestion des impôts pour les particuliers.

Désormais, ils sont environ un tiers à choisir ce mode de déclaration. Mais c’est aussi une réussite pour la Direction Générale des Finances Publiques qui a vu son système d’information nettement amélioré. En effet, en début de projet, Accenture était confronté à un système d’architecture vieillissant et inadapté avec notamment la multiplication des sources d’informations (inter-services, régionales…). Il a donc fallu harmoniser l’architecture en décloisonnant le système d’information et en optant pour une architecture orientée service. C’est l’un des exemples les plus significatifs pour l’Etat, alors précurseur en la matière.

Source : http://www.senat.fr/rap/r03-402/r03-4025.html (Une administration électronique performante)

Malgré tout, il reste beaucoup de chemin à parcourir avant que l’Etat ne dispose d’une administration électronique globale qui soit performante. Dans certains domaines, la circulation de l’information est défaillante.

Des choix stratégiques étranges 

  • Le cloud «  public »

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L’Etat Français lance en mai 2015 un appel d’offres pour un cloud public. Ce projet cherche à concurrencer les grandes entreprises spécialisées en Iaas (Infrastructure as a Software) Google, Amazon, Microsoft. Face à ses géants, l’Etat a la volonté de développer un cloud souverain. L’appel d’offre a été remporté par Orange.
Pour cela, le budget de l’Etat est de 1 Million d’euros sur deux ans pour financer ce nouvel outil. Seulement, les moyens déployés ne sont pas à la hauteur de l’outil souhaité. En effet la somme investie ne représente même pas 1% des sommes investies par l’état Français en informatique. En effet, on quantifie le montant de l’achat d’outils informatiques gérés par les services de l’état qui s’élève à 30 milliards d’euros par an.
On se demande alors s’il est nécessaire d’investir et d’implanter une solution informatique inadaptée et sous financée.

  • Le projet Chorus

4 L’Etat Français cherche à mettre en place un logiciel pour améliorer le fonctionnement de la comptabilité publique française. Pour répondre à cette problématique, l’Etat Français s’est accordé sur l’implantation de SAP.
Cependant cet ERP subit un bon nombre de critiques. A l’époque déjà, tout le monde s’accorde pour dire que cet ERP est très lourd et compliqué à implémenter dans une organisation.
Mais choisir un ERP tel que SAP pour faire la refonte de la comptabilité publique française était une erreur grossière.
En effet, il fut remis en cause par de nombreuses commissions d’enquête parlementaires. Il était très compliqué qu’un outil tel que SAP s’adapte à une organisation aussi compliquée que la comptabilité nationale française.

  • Et encore des exemples

– Le projet Louvois de paie des militaires qui a été abandonné après dix ans d’efforts et 200 millions d’euros de dépenses.
– L’opérateur national de paie (ONP) qui avait pour objectif de développer une solution concernant la paie des fonctionnaires a fermé après 7 années d’efforts.

 En somme

Il est possible de définir rapidement une stratégie SI innovante pour le secteur public. On peut être optimiste en voyant ce qu’il est possible de faire, aujourd’hui, pour améliorer le fonctionnement et l’efficacité des acteurs du secteur public. Mais, tout cela dépend d’une forte capacité à remettre en cause des démarches et stratégies actuelles.

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MC DONALD’S

D’autres acteurs de domaines variés ont aussi besoin d’un Système d’Information efficace permettant d’augmenter leur efficacité voire même d’offrir de nouveaux services. Exemple encore une fois familier pour de nombreux lecteurs, le cas de McDonald’s est très révélateur de cette importance de cohérence et d’efficacité d’un SI au sein d’une entreprise.

Cette chaine de restauration a entrepris diverses démarches d’implantation de systèmes informatiques au sein de ses restaurants pour en assurer la cohérence.

Dès 1996, McDonald’s a initié l’installation d’un intranet pour relier tous ses restaurants au siège et ainsi obtenir toutes leurs informations utiles durant la journée (chiffres d’affaires, stocks, statistiques…). Dans le cas de l’implantation de cette solution, la DSI a dû faire attention de ne pas investir dans un projet trop couteux en termes d’argent et de temps. D’une part, elle cherchait un fonctionnement compatible avec les applications qu’elle possédait déjà au sein de chaque restaurant (logiciels de caisse par exemple). D’autre part, elle a aussi tenu à ne pas impliquer les managers dans les fonctionnements de ces remontées de données. Comme l’indiquait Jacques Mangeot, le Directeur des Systèmes d’Information McDonald’s France de l’époque, « Il était indispensable que ces opérations soient complètement transparentes et automatisées pour les managers, car on ne leur demande pas de compétences informatiques. L’un des objectifs du réseau consistait à alléger leur charge de travail au quotidien, et non pas à compliquer leur tâche ». Ce point rappelle qu’un SI ne doit pas être choisi et implanté sans une réflexion poussée préalable. Le SI, censé améliorer la productivité et la gestion d’une entreprise, ne doit en aucun cas devenir un handicap. Si les managers avaient dû s’impliquer dans ce processus, des formations auraient été nécessaires, du temps aurait dû être dégagé par les managers plusieurs fois dans la journée et l’organisation de ces restaurants s’en serait vue particulièrement impactée.

De 2004 à 2008, McDonald’s est allé encore plus loin dans la gestion via les SI. La chaine de restaurants a en effet lancé de nouveaux outils pour gérer les réapprovisionnements directement depuis le restaurant, sans passer par le siège. Elle a donc revu son fonctionnement interne via la modernisation de sa gestion SI. Des processus qui passaient, dans les années 2000, par le siège, ne sont aujourd’hui que l’affaire de chaque restaurant qui a son outil informatique personnalisé. Cela démontre une vraie nécessité d’évolution des SI au sein d’une entreprise. En effet, un SI n’est pas définitif et doit être continuellement reconsidéré. Les entreprises qui n’appliquent pas cette logique fonctionnent progressivement avec un outil obsolète qui ne répondra plus correctement à leurs besoins. La gestion des SI doit être calquée sur le fonctionnement et l’évolution interne de l’entreprise.

Enfin, depuis 2008, les réflexions SI chez McDonald’s sont davantage orientées utilisateur final. C’est dans ce cadre que les bornes de commande et les paiements en ligne ont été mis en place dans les restaurants.

Afin de rendre ses SI toujours plus performants et adaptés aux besoins, McDonald’s réalise de nombreuses séries de tests (10 tests en restaurants par mois) afin d’éprouver des idées apportées par les services SI ainsi que des restaurateurs ou même des consommateurs. L’entreprise gère environ 60 projets par an.

Ainsi, cet exemple de McDonald’s, qui fait figure de très bon élève dans la gestion des SI, nous démontre que pour fonctionner correctement dans une entreprise, un SI doit :

  • Etre adapté au contexte de l’entreprise dans laquelle il s’implante. Il ne doit pas devenir un handicap et engendrer du travail supplémentaire excessif et/ou superflu.
  • Evoluer avec les besoins internes de son entreprise. Un SI ne doit pas se limiter au fonctionnement qu’on lui a attribué lors de son implémentation. Il doit régulièrement être actualisé/renouvelé pour répondre aux nouveaux besoins liés au développement de l’entreprise.
  • Entrer dans une logique d’expérimentation et de test pour assurer une vraie correspondance aux besoins et une faisabilité sur le terrain.

 

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